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新社会人が直面するタスク管理について

こんにちは!ファンリードIT基盤事業部です。

社会人となり色々な事を学び仕事をしていく中でタスク管理の重要性は日に日に増していきます。
その中で、手帳や予定表などに漠然とタスクを登録しているだけでは上手く管理ができずタスクに追われる日々に直面する方もいらっしゃるのではないかと思います。

今回は私の経験から考えられるタスク管理のコツについて、ご紹介したいと思います。

タスクを分類する

タスクに優先順位をつける必要性は既に認識されていると思いますが、優先順位のつけ方がとても重要になります。

その方法として有効なのが、新社会人向けのビジネス本として有名な、スティーブン・R・コヴィー著書の「7つの習慣」にて紹介されている時間管理マトリックスを用いる方法となります。

重要度・緊急度の軸で4象限(4つの領域)をつくり、タスクを分類していきます。

【第1象限】対応せざるをえないタスクで、何よりも優先的に着手する必要がある。

業務インパクトが大きい
・クレーム、障害対応等
・納期や期限の迫った重要な対応
・災害や事故対応
・突発的なリソース不足への対処  などが挙げられます。

【第2象限】緊急度が低いため先送りしがちではあるが、長期的な効果・成果を期待できる最も注力すべき領域。

いかに時間の確保または、第4象限の無駄な時間から転換をすべきかが重要です。
・計画、準備
・研鑽、育成
・研究開発、技術開発、品質改善
・リスク対策
プライベートで言えば「健康維持」も含まれる領域になります。

【第3象限】緊急性が高いため着手する必要はあるが、効果・成果の望めない領域。ついつい緊急性が高いため「重要」と錯覚しがちになるため注意が必要である。

・重要性のない、電話およびメール対応
・生産性のない、成果が出ない会議や打ち合わせ
・重要性のない、問題や課題対応
・必要性のない、報告書作成

惰性やこれまでの流れで疑問も持たず対応しているケースも多いため、定期的な見直しが必要です。

【第4象限】生産性も、成果や効果もない時間をムダに浪費しているだけの領域。最優先で排除し、その時間を第2象限に転換していくことが望ましい。

・生産性のない待ち時間や移動時間
・無駄話や暇つぶし
・将来的にプラスとならない時間の浪費

定期的な休憩や息抜きは集中力を高め生産性があがります。また、良好な人間関係の構築として何気ない日常の会話も効果的ですが、節度とメリハリが重要です。

タスクを管理する

前項での分類に必要となるため、必ずタスクには期限を設けることが重要です。
そして、日次、週次、月次にあてはめて、タスクを完了となる達成内容を明確化して日々振り返ること事でタスク管理の質が向上します。

タスク管理についていかがだったでしょうか?まずはできることから実践していきましょう。

ちなみに、タスク管理における自分にあったやり方を選定する場合は、こちらの記事も参考になるかと思います。

最後までお読みいただき、ありがとうございました!