こんにちは！ファンリードnote編集部です。
今回ファンリードから、FAXで送られてくる手書きの注文書を自動処理するシステムをご紹介します！

現状

多くの取引先とのやりとりでFAXを使用して受発注をしているため、
取引先ごとで異なるフォーマットを使用し、内容も手書き。

書類への押印や保管も必要なため、PC上での検索ができず、
ペーパーレス化が進まないという問題に直面していました。

前提条件

この問題の改善にあたって最も障害になると思われるのが、
注文書のフォーマットです。
取引先が多岐にわたるため、
フォーマットを自社の都合で統一することが難しいためです。
この障害を解決するために私たちが提案したのが、
インターネットFAXとOCRを活用するシステムです。

提案1：インターネットFAX

仕組み

まず、インターネットFAXサービスを導入します。
クラウドを仲介役として利用し、紙のFAXをデジタルデータに変換します。
これにより、受信したFAXは自動的にクラウド上に保存され、
デジタル化されます。

メリット

1. 紙の煩雑さから解放される： 物理的な紙のやりとりが減り、FAXの内容がデジタルデータとして管理されるため、紙の保管や押印の手間が軽減されます。

2. 相手方の影響がほとんど無い： 取引先は従来通りFAXを使用するため、相手側の業務フローに影響を与えずにデジタル化を進めることができます。

提案2：AI-OCRの活用

仕組み

手書き情報をAI-OCRによって認識し、テキストデータとして処理できるようにします。
これにより、受信したFAXの内容が自動的にテキストデータに変換され、
デジタル検索やデータ管理が可能になります。

OCRとはOptical Character Recognition/Readerの略で、日本語に訳すると光学的文字認識という意味になります。このOCRは画像や手書き文字、印刷された文字などをスキャナやデジタルカメラによって読み取り・抽出し、コンピューターが利用できるデジタル文字コードに変換する技術のことをさします。

OCRの歴史は意外にも古く、1920年代に研究・開発され、1929年にはアメリカで数字とアルファベットを読み取るOCRがそれぞれ開発され特許が出願されています。

日本でも1960年代後半には郵便番号の自動読み取り機として東芝が製品化するなど、OCRの実用化自体は古くから進んでいましたが、手書きの文字を認識するには、文字毎に決められた枠内に入れるなどの工夫が必要でした。

ところが、近年急速に進化を遂げたAI技術を活用したAI-OCRを活用すると、AIの特徴である機械学習やディープラーニングを利用して、これまでの文字の補正結果をすべて学習し、文字認識率を飛躍的に向上させられます。

メリット

1. 受信情報をテキストデータとして扱える： 手書きの内容もAI-OCRによってテキスト化されるため、PC上での検索が可能になり、必要な情報を迅速に見つけることができます。また、AI-OCRでは手書き文字の筆跡の特徴などを学習し、文字の補正結果を学習していくため、手書き文字であっても高い認識率で識別することができます。

2. ペーパーレス化の促進： デジタルデータとして管理することで、紙の保管スペースが不要になり、全体的なペーパーレス化が進みます。

3. 業務効率の向上： デジタル化されたデータは他のシステムとも連携しやすくなり、業務プロセス全体の効率化が図れます。

最後に

このように、インターネットFAXとAI-OCRを活用することで、紙の煩雑さから解放され、業務のデジタル化と効率化が実現できます。
フォーマットの統一や手書きの減少が難しい現状においても、この方法ならばスムーズにペーパーレス化を進めることが可能です。

そして、みなさんもうお気づきかもしれませんが、
AI-OCRと組み合わせられるのはFAXだけではありません。
FAX以外で紙に纏わる大変な業務については、別の記事でご紹介します。

私たちファンリードでは、お客様のニーズに応え、革新的なサービスを提供していきます。
ここまでお読みいただき、ありがとうございました。