こんにちは！ファンリードICTソリューション部です。

先日、社内で3か月間のPM研修を受講して、タスクやToDoの管理について学びましたので、まとめておきたいと思います。ちなみに、タスクとToDoの違いは「期限の有無」だそうです。タスクは厳密な期限が決まっている業務で、ToDoは期限が決まっていない業務との事です。今回はタスクとToDoの両方が対象ですが、タスクと記載することにします。

私自身もタスク管理は自己流で、もっと良い方法があるのでは、と思っていました。PM研修では参加者それぞれのタスク管理表を参照しながら、質問したり、書き方のアドバイスを頂いたり、管理方法について語り合いました。

自己流のレイアウトにも意見を頂いて少し自信が持てたので、周りの方との意見交換はおすすめです。業務内容や立場によって使い分けが必要ですが、わかりやすい細かさで負担感が少ない事がタスク管理を継続できる秘訣かと思います。

1.案件ごとに管理する

PM研修で紹介されたレイアウトが下記です。
記載ルール（□未着手、◇対応中(赤字)、■完了）が決まっており、ぱっと見で進捗が把握できます。子タスクはインデントを下げる、タスクごとの完了予定日は必須などのルールもあり曖昧さが少ないです。また案件ごとに詳細な業務内容まで管理できるので、チームでタスクを調整する場合など、複数名での利用に向いています。

2.日ごとに管理する

私が通常業務で使っているタスク管理のレイアウトです。グレーの網掛けは対応完了、太字は当日中の完了が必須のタスクです。今日やることの把握と作業もれが発生しないことを重視しています。
案件のWBSや課題を別で管理されている場合の個人タスクの管理に使うのも良いと思います。スケジュールを見ながらどれくらいの業務がこなせるのかを調整しながら作業日を決めることもあります。１日１列なので、工数の記録や通院など仕事以外のメモ書きにも使えます。

3.アプリを使う

PM研修で他の方が使っていたアプリはNotionでした。自由度が高く機能の多さが良いそうです。エクセルで管理した場合と違って利用デバイスが広がるのもメリットですね。現場が変わる等の就業環境が変わると使えない可能性がある事と、どこでも仕事できてしまうのがデメリットでしょうか。アプリを使ってみて自己流を確立するのも良いかもしれません。

タスク管理に正解は無いと思います。周りの方の管理方法も参考に洗練できるといいですね。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。